Vous devez organiser un événement? Il existe plusieurs formats pour différents besoins. Avant de faire votre choix, posez-vous les bonnes questions!
L’objectif
Votre objectif est-il de lever des fonds? De remercier des clients fidèles ? De diffuser des informations ou d’échanger ? D’augmenter votre visibilité ou votre taux de notoriété ? De faire connaitre votre cause par un plus grand nombre de personnes? Établissez votre objectif !
Par la suite, il est essentiel de bien définir votre groupe cible de manière détaillée : Qui sont-ils? Qu’est-ce qui les intéresse? Leurs attentes? Vos attentes? Qu’elles pourraient être leurs résistances et qu’elle est leur plus grande préoccupation?
Le timing, ultra important
Est-ce que l’événement est planifié pour une date précise ou dans le cadre d’une occasion particulière ? Qu’elle est le temps dont vous disposez pour l’organiser ? Est-ce qu’il s’agit d’un événement récurrent ou désirez-vous développer un événement annuel? Finalement, y’a-t-il d’autres événements (similaires ou non) qui se tiennent les mêmes dates ?
Il va sans dire que le choix de la journée et de la durée de votre événement doit prendre en considération vos invités. C’est-à-dire, leur style de vie et leurs obligations. Le vendredi soir n’est peut-être pas idéal pour planifier un vins et fromages adressé à un groupe de dirigeants corporatifs.
Finalement, assurez-vous de faire une recherche sur les autres événements qui se tiendront pendant cette période. Vous ne voudriez tout de même pas vous cannibaliser en invitant les mêmes convives, la même journée !
Un survol des types d’événements
Il existe mille et une façons de dire la même chose. Que vous vous adressiez à vos employés, gestionnaires ou encore pour démontrer votre appréciation à vos partenaires d’affaires et clientèle, un événement corporatif remplit parfaitement ces objectifs. Cette occasion permet de les intéresser, de les informer, de les sensibiliser à vos préoccupations et de leur faire comprendre vos messages corporatifs de toute nature. Dans le but de vous faciliter la tâche dans votre sélection du format, voici une liste non exhaustive de différents profils événementiels. Laissez place à votre imagination et choisissez un concept créatif en accord avec votre mission et vos objectifs.
Cocktail dinatoire
Une réception où l’on se nourrit uniquement de bouchées, voilà la particularité du cocktail dinatoire. Il est le petit frère du banquet, que ce soit pour un 5 @ 7, pour votre party de Noel et bien plus, ce profil a la cote actuellement. Non seulement il nécessite moins de préparation, mais il permet une économie d’échelle. On laisse de côté la formalité du repas assis et on propose un défilé de bouchées tout au long de la soirée. Permettant d’essayer des mets qui autrement n’auraient jamais été goutés, cette expérience culinaire de découvertes et de saveurs peut se décliner sous plusieurs thématiques.
Vous vous inquiétez de la quantité de nourritures et soupçonnez des invités gourmands? Prévoyez des stations en plus.
Comme il n’y a pas de place assise, on peut recevoir beaucoup de gens à la fois. Par contre, il est fort recommandé de planifier des options (quelques tables ou encore un coin lounge) pour plaire à tous.
Dans le but de renouer avec les proches, créer de nouveaux liens et créer des échanges, le cocktail dînatoire propose une ambiance conviviale et idéale pour la communication.
Gala
Organiser c’est gérer une aventure créative et vivante. Qu’il s’agisse d’un spectacle multidisciplinaire, de remise de prix, de concert de musique ou d’un amalgame de tout cela, ce qui compte est de gagner et garder l’attention de vos invités. Vous avez des prix à attribuer et des dignitaires qui doivent prendre la parole? Le gala nécéssite une logistique et planification axée sur le temps. S’il y a lieu, il faut également tenir compte du nombre de commanditaires à mettre en valeur.
Colloque / Conférence
Événement de plus en plus en vogue, les conférences répondent parfaitement à un objectif de réseautage. Bien que son axe puisse discuter une théorie, traiter d’un inventaire de sujets spécifiques ou encore de concilier des opinions diverses, on relie des participants de différentes origines professionnelles, que ce soit du secteur public ou privé.
Cette réunion peut se dérouler sur une demi-journée, voir même quelques jours. Un colloque nécessite généralement un travail de logistique plus précis et demande une gestion globale.
Formule 2.0
Vous cherchez à augmenter votre notoriété et faire parler de vous? Avez-vous pensé à développer un événement qui met l’accent sur les nouveaux médias? Il s’agit de réunir blogueurs et leader d’influence dans le but de présenter votre entreprise sous ses plus beaux atours. En direct et dans les jours qui suivront, ils partageront leurs expériences dans leurs réseaux. Bien qu’il s’agisse d’un nombre d’invités restreints, assurez-vous de développer le facteur WOW dans les moindres détails. N’oubliez pas que votre clientèle cible est à l’affût et habituée de courir les événements.
Pensez techno friendly et incorporez un hashtag(#) pour que vos invités puissent directement partager leur expérience en temps réel par l’entremise d’un mot clé.
Le mot de la fin
Objectif, objectif, objectif, je ne crois pas pouvoir insister davantage sur l’importance de bien le définir AVANT de commencer votre planification événementielle. Sans celui-ci, vous risquez d’investir temps et argent dans un événement qui risque de vous rapporter… un sérieux mal de tête.
Rachel St-Amand