Utilisation des médias sociaux lors d'un événement

Si on sait  bien utiliser les médias sociaux ils peuvent transformer un événement en une véritable expérience interactive.   »There’s no such thing as too many tweets », ce n’est peut-être pas toujours vrai mais lors d’un événement, ça l’est!  Avoir un animateur de commaunauté lors de vos événements est un atout important pour l’apport au niveau de l’engouement des participants présents ou non, et pour le feedback en direct.  Les sondages peu remplis d’après événement sont dorénavant moins nécessaire car vous pourrez savoir en direct ce que les gens aiment ou non.  Une opportunité également de pouvoir divulguer des informations pertinentes en temps réel: début d’un spectacle sur telle scène, un retard d’artiste, etc.

J’ai eu la chance d’être animatrice de communauté à deux reprises lors d’événements et j’ai adoré l’expérience.

La première fois, lors de Breast Yourself où j’étais bénévole. Lors de cet événement, j’ai eu rapidement envie de dynamiser à ma façon le feed Twitter.  J’ai donc pris  mon IPhone et je me suis transformée en animatrice de communauté.  J’allais voir les gens, je leur demandais depuis combien d’années ils venaient à l’événement, je cherchais une information pertinente à tweeeter pour rendre l’événement plus humain.

Ma deuxième expérience était la fin de semaine dernière pour l’événement Igloofest, qui est un client de Marianik et CamilleDG. Elles ont fournies à Igloofest une équipe d’animateurs de communauté pour les 3 w-e. Elles me demandé et j’ai accepté le défi.  Il faisait froid mais j’étais hyper motivée d’être à ce festival de musique électronique en plein air.  On m’avait chargé, avec un collègue, des comptes Facebook et Twitter de l’événement.  Le compte Twitter était projeté sur un écran où défilait les tweets ayant le hashtag (#Igloofest) de l’événement.  On appelle ça un Tweet wall.  Sans être révolutionnaire, avoir un écran twitter lors d’un événement permet réellement de transcender la simple présence des participants.  Les personnes qui ne sont pas présentes peuvent tout de même participer virtuellement à l’événement via les médias sociaux.

Animatrice de communauté lors d’un événement
Le travail d’animateur de communauté est de dynamiser les comptes Facebook et Twitter afin de créer un engouement autour de l’événement et personnifier l’instant présent.  Je prenais des gens en photos ou en vidéo, je tweetais des infos sur ces personnes. On mettait ensuite les photos et vidéos sur Facebook et/ou Twitter.  Nos principaux objectifs étaient donc de faire connaitre l’événement, d’en assurer la promotion des commanditaires et d’encourager la participation.

Aussi, il est important durant l’événement d’effectuer un certain contrôle sur l’information diffusée. Afin de s’assurer de ne pas avoir de message d’insulte (eh oui des fois ça arrive) qui sont projetées sur l’écran et aussi pour effacer du ‘’feed’’ les vieux messages qui ne sont plus actuels, vous pouvez utiliser Paratweet, un outil pratique en ligne, pour le monitorage.  Avec un ordinateur ayant Hootsuite et ParaTweet et un écran qui reproduit ce qui défile sur l’écran Twitter extérieur, on est opérationnel.  Nous n’avions qu’à répondre aux questions adressés à Igloofest et retransmettre des informations pertinentes, en plus d’assurer les tâches d’animateur de communauté.

Un exemple de Tweet wall

Géolocalisation
Les participants peuvent utiliser Facebook Places et Foursquare pour se localiser et permettre à vos événements une visibilité accrue sur les médias sociaux.  Comme lors d’Igloofest, plusieurs personnes ont utilisés Fousquare ou Facebook Places pour indiquer sur Twitter qu’ils se trouvaient sur place.

Donner une visibilité intéressante aux commanditaires
Les responsables des communications d’Igloofest  avaient planifiés des tweets avec les noms des commanditaires .  Si nous nous appercevions qu’il y avait un moment moins occupé durant la soirée, nous en profitions  pour tweeter un de ces tweets préparés.  C’est une très bonne idée de planifier à l’avance quelques tweets qui peuvent également être programmés via Hootsuite.

Un atout important lors d’un événement
Je crois que tous les grands événements devraient engager ces animateurs de communauté, qui en plus de donner de l’information concrète aux organisateurs sur le pouls du public, permettent aux gens de se sentir inclut dans l’événement.  Comme Igloofest est un événement qui se déroule sur plusieurs week-ends, l’interraction sur Twitter et Facebook peut inciter les internautes à participer aux autres fins de semaines. La promotion sur les réseaux sociaux encourage les gens qui sont chez eux et qui voient les images et messages sur Facebook et Twitter à venir, permet de retrouver un ami égaré dans la foule, annoncer qu’il ne reste plus de bière à tel bar ou encore qu’un spectacle commence dans une autre salle.  J’ai même pris en photo la poutine vendu sur place à l’Igloofest et l’ai mise sur la page Facebook. Vous ne pouvez pas imaginer le nombre de commentaires qui ont suivis!!

Ces posts traduisent très bien l’engouement que génère les médias sociaux lors d’un événement comme Igloofest!!

Il est certain que je veux inclure un Tweet wall lors de tous mes événements et utilisés Facebook à son maximum.  Les gens seront heureux de voir leurs photos sur le groupe Facebook de l’événement et se sentiront encore plus près de l’organisation.

Si vous désirez répéter cette expérience lors de vos événements, Marianik et Camille DG offrent ce service. J’ai vraiment beaucoup aimé l’expérience à ces deux événements et suis disponible si vous souhaitez engager quelqu’un lors d’un événement.  Je sais que j’ai le petit  »guts » qu’il faut pour aller voir les gens et savoir saisir les opportunités de contenu qui se présentes.  D’ailleurs, je serai encore à Igloofest samedi le 22 ainsi que vendredi le 28 et samedi le 29 janvier.  Suivez-moi ici: @Igloofest

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Quelques infos pertinentes :

Twubs: Enregistrez le hashtag(#) officiel de l’événement et difusez le sur les réseaux sociaux qui seront utilisés le soir de l’événement, ici Facebook et Twitter.

ParaTweet : Seuls les utilisateurs d’un téléphone intelligent et inscrits sur Twitter pourront publier sur l’écran.  Un tweet prend environ 15 secondes pour être affiché dans Paratweet.  Le modérateur approuve le tweet et il est ensuite diffusé.  On peut aussi prendre l’option de ne pas monitorer les tweets mais il faut être conscient des risques que cela impliquent.  Pour 80$ par mois et une durée minimale de 6 mois, vous avez accès à cette option de monitorage.  Sinon, ParaTweet ne vous permet que de projeter les tweets, sans les approuver.

ParaTweet peut être utilisé lors d’une conférence, d’un événement, d’un spectacle ou même lors d’une messe version 2.0!

Le setup

Hootsuite : Si vous n’êtes pas encore sur Hootsuite, faites le!  Vraiment mon outil Twitter par excellence, il permet de gérer plusieurs comptes Twitter en même temps.  Seul hic, on ne peut désabonner un gestionnaire de compte une fois l’événement terminé.  C’est ainsi que je n’ai pu utiliser Hootsuite sur mon téléphone pour publier lors de l’événement, j’ai dû me retourner vers Twitter pour IPhone.  Dommage car sur Twitter, on ne peut retweeter un comentaire en ajoutant le nôtre au début.

Storify : Après l’événement, il existe des outils en ligne qui permettent de télécharger les meilleurs tweets ainsi que des photos et vidéos pour en faire une page à afficher sur son site Internet.  De très beaux visuels sont offerts.

Marie-Hélène Boisvert
@Mheleneb