Le kit de survie d'un organisateur d'événement

Par Isabelle Gagnon, Directrice de production

Avant de se demander ce qu’on doit mettre dans coffre de survie, posez-vous la question: Qu’est-ce qui a manqué à un moment donné dans un événement? Qu’est-ce qui a été demandé par un client et que personne n’avait?  Qu’est-ce qui a pu me dépanner à 5 min d’ouverture des portes.? Qu’est-ce qui est utilisé régulièrement par nos équipes peu importe l’événement?

Ce qu’on retrouve dans un coffre de survie est personnel à chacun, mais voici ce qui se trouve dans la mien:

PAPETERIES ET ARTICLES DE BUREAUX :

  • Un kit de base tel que sharpie, gros feutre noir, crayon de plomb, stylo, surligneur de couleur, règle, brocheuse et broches supplémentaires, trombone, pince à papier, bâton de colle, languette d’aimant, boîte d’élastique, papier collant, carnet de note, ciseau → reproduisez votre bureau de travail peu importe où vous allez.
  • Clé USB → pour rapporter un document de l’ordinateur de votre client à l’ordinateur qui sera utilisé pour la projection.
  • CD et DVD vierge → surtout lorsqu’il y a des présentations vidéo. Principalement pour faire des back-up. Un bon CD player est plus fidèle qu’un ordinateur.
  • Enveloppe → pour remettre des coupons, des chèques, des messages de manières discrètes à qui de droit.
  • Mini-imprimante, filages USB, firewire, le CD de configuration, les cartouches d’encre de rechange, du papier blanc lettre et légal, du papier de couleur → imprimer un scénario à la dernière minute, des power point pour la présentation. Branche-la dès ton arrivée, tu ne veux pas perdre ton temps au moment où ce sera urgent.
  • Un routeur wireless → pour prendre n’importe quel réseau internet et le rendre accessible à toute l’équipe partout sur le plancher. Avoir accès à internet facilement rend toujours les gens heureux. → Ayez plusieurs items en double, car ils disparaissent très vite, mais ne reviennent que très raremen

BEAUTÉ ET PREMIER SOIN :

  • Boîte de pansement, tylènole, advil, tampon et serviettes hygiénique, coupe ongle, pince à sourcil, désinfectant à main antibactérien, Hot pad, crème solaire.
  • Élastique à cheveux, bobépine, petite bouteille de fixatif.
  • Soie dentaire, rince bouche, gomme, pastille, bonbons à la menthe
  • Tide to Go, lingette humide → une tâche de vin sur votre présentatrice, vous ne voulez pas que ça arrive.
  • Épingle à couche de toutes grosseurs, aiguille et fil à coudre → une robe un peu trop grande, un pantalon qui fend, soyez près.

→ Bref tous les éléments qui pourraient régler les petits problèmes d’apparence. Vous n’avez pas besoin du gros kit, les formats mini vous dépanneront.

LES « DIVERS » INDISPENSABLES :

  • CD de musique lounge ou I-pod avec play list →  rien de pire qu’un DJ en retard et rien pour le remplacer  ou le CD de test de son du sonorisateur.
  • Chargeur multiples → Quand le client sera en panique car son I-phone, ou Black Berry sera en panne, tu seras un héro.
  • Lighter à long bec (2 à 3) → pour accélérer l’allumage des bougies.
  • Étampe d’entrée →  les fumeurs sont si souvent oubliés, ne créer pas de conflit que vous pouvez si facilement éviter en les identifiant.
  • Compteur manuel →  si votre client veut savoir combien de gens sont venus, ne compter pas sur votre équipe de sécurité pour en avoir un, prévoyez le.
  • Windex et papier essuie-tout → des marque de doigts qui flare sur votre beau podium en plexi ou vos centre de table, ce n’est pas génial.
  • Des lanières → Pour accrocher les clés des locaux qu’on vous donne, les cartes de numéro de téléphone important, votre identifiant comme organisateur.
  • Sac de poubelle, Sac de plastique transparent, zip lock → au démontage, il faut prendre le temps de bien séparer ce qui ce garde et ce qui se recycle, des vrais déchets. Si vous mettez des items que vous souhaitez garder dans un sac de poubelle noir, il y a de très fort risque que le sac disparaisse  à la poubelle.
  • Boîte de barre tendre et noix → Trop souvent, on manque d’énergie car on oublie de manger. Prévoir des petits dépanneurs ça aide à poursuivre avec le sourir.

LES OUTILS :

  • Tournevis multi-bit, pince coupante, couteau utilitaire à papier, couteau utilitaire robuste, clé à molette 6po et 10po, ensemble de clés hexagonales longues, ruban à mesurer  50 pi., gang de travail.  → Ses outils sont rarement pour vous, c’est très souvent pour dépanner un technicien qui a égaré le sien, ou un stagiaire qui est venu apprendre. Une équipe bien outillée est une équipe efficace.
  • Batterie AA, AAA, carré →  il arrive trop souvent que les micros-sans fil tombent en panne et qu’aucune batterie n’a été prévue.
  • Tapes électriques noirs, gris et blancs, caméra tape noir et blanc, tape double face, câble tie wrap 12po noir et blanc, gomme bleu, tape à peinture vert, cordelette blanche → soyez gentil avec les locateurs de salle, éviter du papier collant sur les murs et les planchers, utiliser de bons adhésifs qui ne laisse rien sur les surfaces
  • Mini-lampe USB d’ordinateur, rallonge électrique 25pi, barre d’alimentaire 3 prises carré ou rectangle → votre client veut son ordinateur à la régie et brancher son portable, ne déranger pas votre équipe technique, fournissez lui son kit indépendant. Assurez-vous d’avertir votre chef électrique avant de brancher votre rallonge, même si c’est dans une prise murale. Le circuit est peut être déjà à utiliser à pleine capacité.
  • Lampe de poche→ pour voir dans les coins sombres et surtout dépanner quand il y a une panne de courant

À la fin de l’événement, faites le tour du bureau de production, de la régie ainsi que des locaux ou étaient le client et vos artistes. Vous y retrouverez plusieurs petits items égarés.

Un élément crucial à faire avant de sortir votre coffre de survie de chez vous : inscrire en gros sur le dessus du coffre : « NE PAS OUVRIR SANS AUTORISATION, CE COFFRE NE VOUS APPARTIENT PAS »
Vous limiterez de beaucoup les « emprunts  à long terme ».

Quand vous prêtez un item, faites répéter à l’emprunteur qu’il doit vous le remettre en main propre et non pas le déposer sur la boîte ou une table. Noter le nom de ceux à qui vous prêter vos outils, car se rééquiper à chaque fois coûte cher.

Vous perdrez entre 25 et 50$ à chacun des événements, il est donc important de penser à mettre un poste budgétaire pour remplir la « boîte à outils » pour le prochain client.

Bons événements.

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